Với tổng đài IP, những câu chuyện rắc rối xoay quanh cuộc gọi khách hàng xảy ra với tổng đài analog truyền thống không còn là nỗi lo. Chỉ cần một số cải tiến nhỏ đã mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc trong quá trình chăm sóc khách hàng. Và sẽ còn rất nhiều vấn đề thú vị về tổng đài IP mà doanh nghiệp cần biết.

“Hàng chờ” – một trong những đặc điểm giúp tổng đài IP ghi điểm so với tổng đài analog

Khi bắt đầu chú trọng đến các kênh tương tác và hỗ trợ khách hàng, trong đó có kênh “hotline”, doanh nghiệp sẽ mong muốn khách hàng hiểu rằng “chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng liên hệ tổng đài”. Thế nhưng, với hệ thống tổng đài analog, giả sử doanh nghiệp có 5 line nhân viên trực, và có 6 khách hàng gọi đến tổng đài, thì khách hàng thứ 6 sẽ không thể kết nối được và ngay lập tức “out” ra khỏi hệ thống.

Với tổng đài IP, khác biệt có ngay với khái niệm về “hàng chờ”. Người khách thứ 6 này sẽ được nghe câu thông báo (được cài đặt sẵn) từ doanh nghiệp, đại ý rằng “Hiện tất cả tổng đài viên đều bận, xin quý khách vui lòng chờ trong giây lát/ chờ thêm”. Khách hàng này sẽ hiểu được rằng họ nên đợi một chút trước khi được phục vụ, và họ cũng có quyền chủ động không chờ nữa mà sẽ gọi lại vào một dịp thích hợp hơn. Và, doanh nghiệp sẽ có thể lấy được báo cáo về tỷ lệ khách hàng không thể được phục vụ trong thời điểm nào đó (do họ “chậm chân hơn” một chút và không còn nhân viên sẵn sàng phục vụ trên hệ thống tổng đài bởi nhu cầu khách gọi quá cao tại thời điểm đó). Báo cáo này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp trong việc phân tích nhu cầu khách hàng cũng như điều chỉnh số lượng nhân viên ca trực cho phù hợp theo từng múi giờ.

Tổng đài IP hữu ích cho doanh nghiệp chăm sóc khách hàng

Những thông số về cuộc gọi, về hàng chờ có trong tổng đài IP rất hữu ích cho doanh nghiệp chăm sóc khách hàng.

Cài đặt thời gian làm việc – thêm một hỗ trợ tuyệt vời của tổng đài IP

Một câu chuyện khác về tổng đài IP mà doanh nghiệp bạn nên tìm hiểu, đó là vấn đề “Cài đặt thời gian hoạt động của tổng đài”. Giả sử doanh nghiệp bạn có 2 mảng kinh doanh. Mảng A có hotline hoạt động giờ hành chính (8 giờ đến 17 giờ), nghỉ thứ 7, CN và các ngày lễ tết theo quy định; mảng B có hotline hoạt động 7 ngày/ tuần kể cả ngày lễ và tết, từ 7 giờ sáng đến 7 giờ tối. Bạn có nhu cầu cài đặt thời gian hoạt động của hai tổng đài này, sao cho 18 giờ, khách hàng gọi vào tổng đài A thì sẽ nghe thông báo về giờ làm việc; còn cũng 18 giờ mà khách hàng gọi vào tổng đài B thì sẽ vẫn còn nhân viên làm việc và sẵn sàng hỗ trợ khách hàng.

Với tổng đài IP, câu chuyện “cài đặt thời gian làm việc” là chuyện nhỏ. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động thay đổi cài đặt này cho phù hợp với thực tế hoạt động của mình. Và điều này không hề có với tổng đài analog cũ. Chỉ với một “cải tiến” nho nhỏ này, nhưng bạn biết không, thực tế thì nhiều khách hàng đã rất thích thú đấy.

tính năng vượt trội của tổng đài IP

Những cải tiến nho nhỏ của tổng đài IP giúp ghi điểm trước hệ thống tổng đài analog

Dịch vụ tổng đài MiPBX™ – một dịch vụ tổng đài IP thông minh mà mọi doanh nghiệp đều cần

MiPBX™ là dịch vụ cung cấp hệ thống tổng đài cloud cho doanh nghiệp. Trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, rất nhiều bài toán mà doanh nghiệp đặt ra đều được MiPBX™ giải quyết tốt: muốn trang bị một hệ thống tổng đài toàn diện – vừa có chi phí đầu tư phù hợp lại vừa có những tính năng và tiện ích tuyệt vời:

  • Tiện ích RecBilling giúp doanh nghiệp quản lý ghi âm tính cước nhân viên;
  • Tiện ích VoiceLog giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết lịch sử cuộc gọi vào, ra;
  • Tiện ích ContactPopup giúp doanh nghiệp quản lý lịch sử tương tác của khách hàng);
  • Tiện ích CRM, POS, ERP, E-Commerce giúp Tích hợp ứng dụng CRM, POS, ERP, …);
  • Tiện ích MiBroadcast – Gọi tự động, quảng bá tin nhắn thoại.
    Và nhiều tiện ích khác.

Quá hữu ích cho doanh nghiệp khi có sự hỗ trợ của hệ thống tổng đài IP. Không những giúp nội bộ giữ liên lạc thông suốt, miễn phí giữa các máy trong cùng văn phòng hoặc chi nhánh khác nhau, mà còn góp phần giúp công tác chăm sóc khách hàng qua kênh tổng đài được hiệu quả hơn.

Và còn rất nhiều điều đặc biệt, hấp dẫn nữa đang chờ bạn khám phá với Dịch vụ tổng đài MiPBX™ – một dịch vụ được cung cấp bởi Trung tâm điện toán đám mây – công ty cổ phần thương mại dịch vụ MITEK.

Liên hệ ngay tổng đài 1900 1238 để được tìm hiểu và được tư vấn những dịch vụ mà doanh nghiệp quan tâm. Bảo đảm bạn sẽ bị thuyết phục bởi những tính năng, tiện ích mà nó cung cấp.

Dịch vụ tổng đài MiPBX: