tổng đài IP giá rẻ đáp ứng tốt yêu cầu của doanh nghiệp

Lắp Đặt Tổng Đài IP: Những Điều Cần Biết

Với xu thế của xã hội, nhu cầu tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp ngày một nhiều. Ngoài kênh giao tiếp truyền thống như giao tiếp trực tiếp tại văn phòng, quầy giao dịch hay giao tiếp qua hệ thống thư tay, thư điện tử, trả lời trực tuyến trên website, kênh giao tiếp qua tổng đài đã trở nên không thể thiếu đối với nhiều doanh nghiệp. Một khi doanh nghiệp có nhu cầu lắp đặt tổng đài IP càng nhiều thì những vấn đề cơ bản càng được quan tâm nắm rõ để sử dụng nó một cách hữu ích nhất.

Những chức năng cơ bản của một tổng đài IP cho doanh nghiệp

Khi đã bỏ tiền đầu tư một hệ thống tổng đài IP thay thế hệ thống tổng đài analog đã cũ kỹ và không còn phù hợp, chắc chắn doanh nghiệp luôn mong muốn hệ thống mới đáp ứng được những chức năng cần thiết: phục vụ nhu cầu làm kênh giao tiếp, chăm sóc khách hàng … Và dĩ nhiên là phải phục vụ tốt điện thoại giữa nội bộ trong doanh nghiệp với nhau.

Một tổng đài IP phải có những chức năng cơ bản như sau:

  1. Cài đặt và tùy chỉnh tính năng “lời chào tự động”:

Lời chào tự động là lời chào mà khách hàng sẽ nghe được khi thực hiện cuộc gọi và được kết nối đến tổng đài doanh nghiệp. Hầu như tất cả doanh nghiệp sẽ có nhu cầu thay đổi lời chào này theo từng thời kỳ: thay đổi giọng ghi âm lời chào, thay đổi nội dung lời chào. Tổng đài IP phải phục vụ được tính năng tùy chỉnh và cài đặt lời chào tự động một cách dễ dàng và hoàn toàn miễn phí.

  1. Tự động chuyển đổi kịch bản tùy vào thời điểm khách hàng thực hiện cuộc gọi:

Không phải doanh nghiệp nào cũng bố trí người trực tổng đài 24/7 (quanh năm kể cả lễ tết). Và một tổng đài IP phải phục vụ được tính năng tự động chuyển đổi kịch bản khi khách hàng thực hiện cuộc gọi ngoài giờ làm việc ngày thường hay gọi vào ngày nghỉ, ngày lễ tết.

  1. Điều hướng cuộc gọi đến đúng nhánh trực tùy theo phím bấm của khách hàng:

Nhằm phục vụ khách hàng theo nhu cầu thực tế, tránh mất thời gian, doanh nghiệp thường có hướng dẫn khách thao tác phím bấm để gặp người trực nhánh sát với nhu cầu của khách nhất (hỏi thông tin sản phẩm, cần đặt hàng, phản ánh khiếu nại, v.v…). Khách hàng chủ động chọn bấm nhánh theo hướng dẫn và được điều hướng cuộc gọi đến đúng nhân sự trực nhánh đó. Tổng đài IP phải thực hiện được điều này một cách chính xác và linh hoạt nhất để phục vụ khách hàng nhanh chóng.

tổng đài IP giá rẻ đáp ứng tốt yêu cầu của doanh nghiệp

Một tổng đài IP với chi phí đầu tư nhẹ vẫn đáp ứng tốt các yêu cầu của doanh nghiệp.

  1. Gọi miễn phí giữa các máy trong nội bộ, không phân biệt vị trí địa lý trên đất nước Việt Nam.

Doanh nghiệp dù ít nhân viên trong một văn phòng hay nhiều chi nhánh rải trên khắp cả nước … tất thảy đều muốn tiết giảm chi phí liên hệ nội bộ thông qua hệ thống tổng đài IP. Tổng đài IP cần đáp ứng điều này cho doanh nghiệp để phục vụ những mục tiêu khác của họ trong công tác giữ liên lạc nội bộ, tăng hiệu quả phối hợp.

Những chức năng quan trọng của một tổng đài IP mà doanh nghiệp cần quan tâm

Ngoài những chức năng cơ bản kể trên, một tổng đài IP còn cung cấp cho doanh nghiệp những tính năng cần thiết phục vụ mục tiêu chăm sóc khách hàng. Có thể kể đến các tính năng:

  1. Quản lý cuộc gọi vào tổng đài và từ tổng đài đi ra, giúp doanh nghiệp có thể:

  • Nắm những báo cáo chi tiết về cuộc gọi đến, cuộc gọi được trả lời, không trả lời, cuộc gọi nhỡ.
  • Thống kê được tần suất cuộc gọi vào, ra theo thời gian cụ thể (ngày, tháng, năm)
  • Quản lý trạng thái các máy (user) đang có trên hệ thống (sẵn sàng phục vụ, đang phục vụ, đang không sẵn sàng phục vụ, v.v…) để có những điều chỉnh, yêu cầu phù hợp nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn nhất là thời gian cao điểm.
  • Ghi âm cuộc gọi, nghe lại và sao lưu dễ dàng.
  1. Quản lý cước chi tiết cước phí cuộc gọi theo người dùng, đơn vị.

  2. Quản lý lịch sử tương tác của khách hàng trên tổng đài.

    Và nhiều tính năng khác.

tong-dai-ip-co-nhieu-tinh-nang-vuot-troi

Những tính năng quản lý cuộc gọi, trạng thái user trên hệ thống giúp tổng đài làm việc hiệu quả hơn..

Trên đây là một số tính năng mà một tổng đài IP cho doanh nghiệp cần có, dù là phục vụ khách hàng nội bộ hay phục vụ cả công tác chăm sóc khách hàng bên ngoài. Và với dịch vụ tổng đài IP MiPBX™, chúng tôi còn cung cấp cho quý khách hàng thêm nhiều tính năng cũng như sự đa dạng của dịch vụ tổng đài. Quý khách hàng quan tâm, có thể liên hệ hotline 19001238. Với nhiều kinh nghiệm tư vấn, lắp đặt, vận hành tổng đài IP cho doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực, chúng tôi đã sẵn sàng cho sự hợp tác tốt đẹp với quý khách hàng gần xa.

Dịch vụ tổng đài MiPBX: