5 Tiêu chí chọn mua hệ thống Tổng đài ảo mà doanh nghiệp đang tìm kiếm

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp muốn sử dụng tổng đài ảo để tối ưu hoạt động liên lạc. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết nên chọn giải pháp phù hợp. Một hệ thống tổng đài ảo tốt cần đáp ứng nhiều tiêu chí quan trọng. Các tiêu chí này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc gọi, hiệu suất làm việc và trải nghiệm khách hàng.

Vậy đâu là những tiêu chí doanh nghiệp cần chú ý khi chọn mua tổng đài ảo? Hãy cùng tìm hiểu trong nội dung dưới đây.

Tổng đài ảo là gì?

Hệ thống tổng đài ảo là hệ thống tổng đài điện thoại được vận hành trên nền tảng Internet. Giải pháp này giúp doanh nghiệp quản lý và xử lý cuộc gọi hiệu quả hơn.

Thay vì đầu tư hệ thống tổng đài truyền thống, doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài ảo linh hoạt hơn. Hệ thống giúp tiếp nhận, chuyển tiếp và quản lý cuộc gọi dễ dàng.

Tổng đài ảo đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện tương tác với khách hàng. Giải pháp này cũng giúp doanh nghiệp tăng tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí vận hành.

Bên cạnh đó, tổng đài ảo còn giúp nâng cao năng suất làm việc. Doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng dịch vụ và quản lý đội ngũ chăm sóc khách hàng tốt hơn.

5 tiêu chí khi mua tổng đài ảo doanh nghiệp nên quan tâm

Khi chọn mua tổng đài ảo, doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố. Dưới đây là 5 tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp nên chú ý.

1. Chất lượng cuộc gọi

Chất lượng cuộc gọi là tiêu chí quan trọng khi đánh giá một hệ thống tổng đài ảo.

Một tổng đài tốt cần đảm bảo âm thanh rõ ràng và tín hiệu ổn định. Âm lượng cuộc gọi cũng cần phù hợp để nhân viên và khách hàng trao đổi thuận tiện.

Chất lượng cuộc gọi ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng. Nếu cuộc gọi bị gián đoạn, khách hàng có thể cảm thấy khó chịu.

Ngược lại, cuộc gọi rõ ràng giúp quá trình tư vấn diễn ra thuận lợi hơn. Điều này cũng hỗ trợ doanh nghiệp thuyết phục khách hàng hiệu quả hơn.

2. Giao diện và thao tác thân thiện

Giao diện dễ sử dụng là yếu tố quan trọng khi chọn tổng đài ảo. Một hệ thống thân thiện sẽ giúp nhân viên thao tác nhanh hơn.

Khi mới sử dụng, nhân viên cần dễ dàng làm quen với các tính năng cơ bản. Các thao tác như gọi điện, chuyển cuộc gọi hoặc xem lịch sử cuộc gọi nên được thiết kế đơn giản.

Giao diện rõ ràng giúp giảm thời gian đào tạo nhân viên. Đồng thời, hệ thống cũng hạn chế sai sót trong quá trình vận hành.

Khi người dùng có trải nghiệm tốt, họ sẽ dễ dàng sử dụng hệ thống thường xuyên hơn.

3. Tính linh hoạt

Tổng đài ảo cần có khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình chăm sóc khách hàng khác nhau. Vì vậy, hệ thống cần hỗ trợ cấu hình tính năng phù hợp với từng mục đích sử dụng.

Doanh nghiệp có thể cần thiết lập lời chào tự động, phân tuyến cuộc gọi hoặc ghi âm cuộc gọi. Một hệ thống linh hoạt sẽ giúp các thao tác này dễ triển khai hơn.

Tính linh hoạt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc. Đồng thời, đội ngũ tư vấn cũng có thể chăm sóc khách hàng tốt hơn.

4. Khả năng tích hợp

Khả năng tích hợp là tiêu chí rất quan trọng khi chọn tổng đài ảo.

Hệ thống tổng đài nên có thể kết nối với các phần mềm khác của doanh nghiệp. Ví dụ như CRM, hệ thống quản lý cuộc gọi hoặc các công cụ chăm sóc khách hàng.

Khi tổng đài được tích hợp với CRM, dữ liệu khách hàng sẽ được đồng bộ tốt hơn. Nhân viên có thể xem thông tin khách hàng ngay khi có cuộc gọi.

Điều này giúp quá trình tư vấn nhanh và chính xác hơn. Doanh nghiệp cũng tiết kiệm thời gian khi không phải thao tác trên nhiều hệ thống.

Khả năng tích hợp còn giúp nhà quản lý kiểm soát chất lượng dịch vụ tốt hơn. Dữ liệu cuộc gọi và lịch sử tương tác được lưu trữ tập trung, dễ theo dõi.

5. Dễ dàng quản lý và theo dõi báo cáo

Một hệ thống tổng đài ảo tốt cần hỗ trợ báo cáo chi tiết.

Doanh nghiệp nên ưu tiên hệ thống có thể xuất các số liệu quan trọng. Ví dụ như thời gian nghe máy, số cuộc gọi nhỡ, cuộc gọi bị từ chối và thời lượng cuộc gọi.

Các báo cáo này giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình vận hành tổng đài. Nhà quản lý cũng dễ phát hiện các vấn đề chưa tốt trong quy trình chăm sóc khách hàng.

Bên cạnh đó, dữ liệu báo cáo còn hỗ trợ đánh giá hiệu suất nhân viên. Doanh nghiệp có thể dựa vào số liệu để cải thiện chất lượng dịch vụ.

Tổng đài ảo MiPBX – Sự lựa chọn tổng đài ảo tối ưu dành cho mọi doanh nghiệp

Tổng đài ảo (Cloud PBX) được biết đến như một dịch vụ tổng đài điện thoại được cung cấp dựa trên nền tảng IP (Internet Protocol – Giao thức Internet).

Mục đích sử dụng tổng đài ảo là để cung cấp cho khách hàng những cuộc gọi bảo đảm chất lượng thoại cùng những dịch vụ quản trị đi kèm mà lại tiết kiệm được nhiều chi phí.

Với hệ thống tổng đài ảo, khách hàng không phải nặng gánh cho việc trang bị hệ thống cơ sở hạ tầng như khi trang bị và phát triển hệ thống tổng đài Analog.

Tất cả chỉ cần đường truyền Internet, các thiết bị đầu cuối IP Phone hoặc khách hàng cũng có thể tận dụng những máy điện thoại Analog đang sử dụng thông qua Soft – phone (phần mềm) được cài đặt trên máy tính để thao tác và sử dụng dịch vụ.

Doanh nghiệp chỉ tốn phí thuê dịch vụ tổng đài ảo là đã có được một hệ thống tổng đài “ngon lành” mà không phải bận tâm quá nhiều vấn đề.

>>> Xem thêm: Khám phá dịch vụ: cho thuê tổng đài IP giá rẻ của MiPBX

Ngoài ra, còn rất nhiều nữa những dịch vụ, tiện ích mà một hệ thống tổng đài MiPBX mang đến cho doanh nghiệp, bởi đó là dịch vụ tổng đài MiPBX™, dịch vụ cung cấp các giải pháp chuyên nghiệp về hệ thống tổng đài IP dành cho doanh nghiệp.

Với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, giàu kinh nghiệm của MiPBX sẽ mang đến cho bạn dịch vụ chất lượng nhất với giá tốt nhất.

---

Liên hệ ngay với chúng tôi:

MiPBX – Tổng đài cloud 1900/1800/cố định/di động: Một giải pháp của MITEK đang được tin dùng bởi hơn 500 thương hiệu hàng đầu Việt Nam: J&T Express, EMS Việt Nam, Prudential, Generali, ACBs, Techcomsecurities, Transcosmos BPO, VUS, Tesla, An Gia Investment, ICool, Đại Y,….

1900 1238 | MiPBX | Tổng đài doanh nghiệp MiPBX