Phương pháp phòng chống “Missed Call” chủ động không để mất khách

Phải chăng, doanh nghiệp thường để mất khách hàng chỉ vì vì “Missed Call – Bỏ lỡ cuộc gọi” từ họ?

Có thể thấy, mỗi khách hàng khi tìm đến doanh nghiệp đều có thể xem là một khách hàng tiềm năng. Và đôi khi, tình trạng “Missed Call” đối với khách hàng vẫn thường xảy ra.

Vậy, trạng thái “Missed Call” là gì? Nguyên nhân nào dẫn đến tình trạng “Missed Call”? Vấn đề nhỏ này có thể giải quyết như thế nào?

Hãy cùng tìm hiểu ngay thông qua nội dung bài viết sau đây nhé!

Trạng thái “Missed Call” trong liên lạc giữa nhân viên với khách hàng là gì?

Thông thường, đối với vấn đề “Missed Call – Bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng”, tuy chỉ là vấn đề nhỏ nhưng sẽ dễ làm đánh mất đi cơ hội tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Đó là câu chuyện về một khách hàng đang muốn quan tâm đến dịch vụ, họ bắt đầu tò mò, muốn tìm hiểu và muốn gọi đến để hỏi dịch vụ, tư vấn sản phẩm nhưng không may đội Sales vướng phải một tác vụ nào đó mà “Missed call” – Bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng

Vậy, nguyên nhân dẫn đến tình trạng bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng thường gặp là gì?

Một số nguyên nhân dẫn đến việc “bỏ lỡ cuộc gọi khách hàng” thường gặp

Đối với vấn đề “Missed call”, khách hàng hay bị doanh nghiệp bỏ lỡ cuộc gọi có thể vì:

Nhân viên tư vấn bận xử lý một tác vụ khác

Khi nhân viên tư vấn đang bận, khách hàng phải chờ lâu quá, dẫn đến tình trạng cúp máy.

Gọi vào ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ lễ, Tết

Trong những thời điểm này, khi không có nhân viên trực máy, khách hàng không thể liên hệ hoặc nhận được phản hồi từ doanh nghiệp và doanh nghiệp không nhận được nhắc nhỡ đang có cuộc gọi bị nhỡ.

Sự cố hệ thống tổng đài

Do tổng đài quá tải hoặc hệ thống gặp sự cố, khiến khách hàng không thể gọi vào được.

Sử dụng số di động hoặc số cố định trực tiếp

Khi chỉ sử dụng số di động hoặc số cố định trực tiếp, doanh nghiệp chỉ có thể gọi vào hoặc gọi ra một cuộc gọi tại cùng một thời điểm, gây khó khăn cho khách hàng và doanh nghiệp trong việc liên lạc.

Biện pháp khắc phục tình trạng việc bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng dành cho doanh nghiệp

Một giải pháp để có thể giảm thiểu tình trạng bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng hiệu quả đó là sử dụng tính năng Missed Call to Email trong hệ thống tổng đài MiPBX.

Đây là một phương pháp tiện ích dành cho doanh nghiệp, giúp ghi nhận thông tin cuộc gọi nhỡ và tự động gửi email thông báo cho nhân viên phụ trách gọi lại cho khách hàng.

Tính năng này cũng rất phù hợp cho những người không liên tục đăng nhập vào tài khoản quản lý cuộc gọi từ Web hoặc tài khoản quản lý tổng đài.

Vậy, trong Email thông báo cuộc gọi nhỡ sẽ thường có thông tin gì?

Tính năng Missed Call To Email trong hệ thống tổng đài MiPBX

Đối với tính năng Missed Call to Email, khi có một cuộc gọi nhỡ trên hệ thống tổng đài MiPBX thì khoảng 3 phút sau sẽ có 1 email từ tổng đài gửi tự động tới email của nhân viên bỏ lỡ. Dĩ nhiên, Email có thể được gửi tự động bất kỳ thời điểm nào (ngoài giờ, lễ tết, cuối tuần,…).

Trong Email thông báo cuộc gọi nhỡ sẽ bao gồm các thông tin như: thời gian khách hàng gọi đến, số điện thoại của khách hàng và hàng đợi tiếp nhận bị nhỡ, thời gian chờ

Tuy đây chỉ là một tính năng nhỏ trong hệ thống tổng đài, nhưng tính năng này có thể mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi sử dụng, đó là:

Kịp thời liên hệ lại không bỏ lỡ một khách hàng tìm đến dịch vụ

Dịch vụ này giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng tiềm năng. Thay vì để khách hàng gọi nhỡ và không nhận được phản hồi, hệ thống tự động ghi nhận thông tin cuộc gọi và gửi email thông báo cho doanh nghiệp.

Tạo sự hiệu quả trong việc liên lạc

Doanh nghiệp có thể theo dõi và phản hồi lại khách hàng một cách nhanh chóng. Thông qua email, nhân viên tư vấn có thể liên hệ lại với khách hàng và giải đáp thắc mắc hoặc cung cấp thông tin cần thiết.

Ghi nhận thông tin chi tiết

Email thông báo cuộc gọi nhỡ chứa các thông tin quan trọng như thời gian cuộc gọi, số điện thoại khách hàng, và đầu số tiếp nhận bị nhỡ. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về các cuộc gọi và dễ dàng theo dõi.

Phân tích và cải thiện dịch vụ

Doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin từ cuộc gọi nhỡ để phân tích xu hướng và cải thiện dịch vụ. Ví dụ, nếu có nhiều cuộc gọi nhỡ vào ngoài giờ làm việc, họ có thể điều chỉnh thời gian làm việc của nhân viên tư vấn để đảm bảo phục vụ tốt hơn cho khách hàng.

Tóm lại

Bỏ lỡ một cuộc gọi đến của khách hàng chỉ là việc nhỏ, nhưng đôi khi những vấn đề nhỏ này lại mang lại cơ hội chốt đơn thành công cho đội Sales. Vì vậy, hãy trang bị một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp có thể hỗ trợ đội ngũ Sales trong tư vấn, bán hàng hiệu quả nhất.

Và nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu muốn tìm hiểu, dùng thử và triển khai giải pháp tổng đài cho hoạt động kinh doanh của mình, đừng ngần ngại và hãy liên hệ cho chúng tôi ngay nhé!

Với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, MiPBX sẽ mang đến cho doanh nghiệp dịch vụ chất lượng với giá tốt nhất.

---

Liên hệ ngay với chúng tôi:

MiPBX – Tổng đài cloud 1900/1800/cố định/di động: Một giải pháp của MITEK đang được tin dùng bởi hơn 500 thương hiệu hàng đầu Việt Nam: J&T Express, EMS Việt Nam, Prudential, Generali, ACBs, Techcomsecurities, Transcosmos BPO, VUS, Tesla, An Gia Investment, ICool, Đại Y,….

1900 1238 | MiPBX | Tổng đài doanh nghiệp MiPBX