Phương pháp phòng chống “Missed Call” chủ động không để mất khách

Phải chăng, Doanh nghiệp thường để mất khách hàng chỉ vì vì “Missed Call – Bỏ lỡ cuộc gọi” từ họ?

Có thể thấy, mỗi khách hàng khi tìm đến doanh nghiệp đều có thể xem là một khách hàng tiềm năng. Và đôi khi, tình trạng “Missed Call” đối với khách hàng vẫn thường xảy ra.

Vậy, trạng thái “Missed Call” là gì? Nguyên nhân nào dẫn đến tình trạng “Missed Call”? Vấn đề nhỏ này có thể giải quyết như thế nào?

Hãy cùng tìm hiểu ngay thông qua nội dung bài viết sau đây nhé!

Trạng thái “Missed Call” trong liên lạc giữa nhân viên với khách hàng là gì?

Missed Call có nghĩa là cuộc gọi nhỡ. Đây là tình trạng khách hàng gọi đến doanh nghiệp nhưng không có nhân viên nghe máy.

Trong hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng, Missed Call là vấn đề rất đáng quan tâm. Dù chỉ là một cuộc gọi bị bỏ lỡ, doanh nghiệp vẫn có thể mất đi một khách hàng tiềm năng.

Ví dụ, một khách hàng đang quan tâm đến dịch vụ của doanh nghiệp. Họ chủ động gọi đến để được tư vấn thêm. Tuy nhiên, đội ngũ Sales lại đang bận xử lý công việc khác và không kịp nghe máy.

Khi không được phản hồi, khách hàng có thể cảm thấy không được quan tâm. Họ cũng có thể tìm đến một đơn vị khác có tốc độ hỗ trợ nhanh hơn.

Vậy, nguyên nhân dẫn đến tình trạng bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng thường gặp là gì?

Một số nguyên nhân dẫn đến việc “bỏ lỡ cuộc gọi khách hàng” thường gặp

Đối với vấn đề “Missed call”, khách hàng hay bị doanh nghiệp bỏ lỡ cuộc gọi có thể vì:

1. Nhân viên đang bận xử lý công việc khác

Trong giờ làm việc, nhân viên tư vấn có thể đang tiếp nhận cuộc gọi khác. Họ cũng có thể đang xử lý đơn hàng, hỗ trợ khách hàng hoặc làm việc với các bộ phận liên quan.

Khi khách hàng gọi đến nhưng phải chờ quá lâu, họ thường sẽ chủ động tắt máy. Điều này tạo ra tình trạng Missed Call trên hệ thống.

Nếu tình trạng này xảy ra thường xuyên, doanh nghiệp sẽ mất nhiều cơ hội tư vấn và bán hàng.

2. Khách hàng gọi ngoài giờ làm việc

Nhiều khách hàng có thói quen gọi đến doanh nghiệp ngoài giờ hành chính. Một số cuộc gọi cũng có thể đến vào cuối tuần, ngày lễ hoặc Tết.

Nếu không có nhân viên trực máy, doanh nghiệp sẽ không thể phản hồi ngay. Trong nhiều trường hợp, nhân viên cũng không nhận được thông báo về cuộc gọi bị nhỡ.

Điều này khiến doanh nghiệp khó liên hệ lại với khách hàng kịp thời.

3. Hệ thống tổng đài gặp sự cố

Một số cuộc gọi có thể bị bỏ lỡ do tổng đài quá tải hoặc gặp lỗi kỹ thuật.

Khi hệ thống không ổn định, khách hàng có thể không gọi vào được. Cuộc gọi cũng có thể bị ngắt giữa chừng hoặc không được chuyển đến đúng nhân viên phụ trách.

Đây là vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chăm sóc khách hàng.

4. Doanh nghiệp chỉ dùng số di động hoặc số cố định

Một số doanh nghiệp vẫn sử dụng số di động hoặc số cố định để liên hệ với khách hàng.

Cách làm này có thể phù hợp khi số lượng cuộc gọi còn ít. Tuy nhiên, khi nhu cầu tăng lên, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều hạn chế.

Với số điện thoại thông thường, doanh nghiệp chỉ có thể tiếp nhận một cuộc gọi tại một thời điểm. Nếu có nhiều khách hàng gọi đến cùng lúc, các cuộc gọi còn lại rất dễ bị bỏ lỡ.

Biện pháp khắc phục tình trạng việc bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế tình trạng bỏ lỡ cuộc gọi, doanh nghiệp cần một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp hơn. Đó là sử dụng tính năng Missed Call to Email trong hệ thống tổng đài MiPBX.

Đây là một phương pháp tiện ích dành cho doanh nghiệp, giúp ghi nhận thông tin cuộc gọi nhỡ và tự động gửi email thông báo cho nhân viên phụ trách gọi lại cho khách hàng.

Tính năng này cũng rất phù hợp cho những người không liên tục đăng nhập vào tài khoản quản lý cuộc gọi từ Web hoặc tài khoản quản lý tổng đài.

Vậy, trong Email thông báo cuộc gọi nhỡ sẽ thường có thông tin gì?

Tính năng Missed Call To Email

Đối với tính năng Missed Call to Email, khi có một cuộc gọi nhỡ trên hệ thống tổng đài MiPBX thì khoảng 3 phút sau sẽ có 1 email từ tổng đài gửi tự động tới email của nhân viên bỏ lỡ. Dĩ nhiên, Email có thể được gửi tự động bất kỳ thời điểm nào (ngoài giờ, lễ tết, cuối tuần,…).

Trong Email thông báo cuộc gọi nhỡ sẽ bao gồm các thông tin như: thời gian khách hàng gọi đến, số điện thoại của khách hàng và hàng đợi tiếp nhận bị nhỡ, thời gian chờ

Tuy đây chỉ là một tính năng nhỏ trong hệ thống tổng đài, nhưng tính năng này có thể mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi sử dụng, đó là:

Kịp thời liên hệ lại không bỏ lỡ một khách hàng tìm đến dịch vụ

Dịch vụ này giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng tiềm năng. Thay vì để khách hàng gọi nhỡ và không nhận được phản hồi, hệ thống tự động ghi nhận thông tin cuộc gọi và gửi email thông báo cho doanh nghiệp.

Tạo sự hiệu quả trong việc liên lạc

Doanh nghiệp có thể theo dõi và phản hồi lại khách hàng một cách nhanh chóng. Thông qua email, nhân viên tư vấn có thể liên hệ lại với khách hàng và giải đáp thắc mắc hoặc cung cấp thông tin cần thiết.

Ghi nhận thông tin chi tiết

Email thông báo cuộc gọi nhỡ chứa các thông tin quan trọng như thời gian cuộc gọi, số điện thoại khách hàng, và đầu số tiếp nhận bị nhỡ. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về các cuộc gọi và dễ dàng theo dõi.

Phân tích và cải thiện dịch vụ

Doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin từ cuộc gọi nhỡ để phân tích xu hướng và cải thiện dịch vụ. Ví dụ, nếu có nhiều cuộc gọi nhỡ vào ngoài giờ làm việc, họ có thể điều chỉnh thời gian làm việc của nhân viên tư vấn để đảm bảo phục vụ tốt hơn cho khách hàng.

Lợi ích của tính năng Missed Call to Email

Tuy là một tính năng nhỏ, Missed Call to Email mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

1. Không bỏ lỡ khách hàng tiềm năng

Khi có cuộc gọi nhỡ, hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo cho nhân viên phụ trách.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng liên hệ lại với khách hàng. Điều này giúp giảm nguy cơ bỏ lỡ cơ hội tư vấn, bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng.

Với đội ngũ Sales, việc gọi lại đúng thời điểm có thể tạo ra khác biệt lớn trong quá trình chốt đơn.

2. Tăng hiệu quả liên lạc với khách hàng

Missed Call to Email giúp nhân viên chủ động hơn trong việc phản hồi khách hàng.

Thay vì phải kiểm tra hệ thống tổng đài liên tục, nhân viên có thể nhận thông báo trực tiếp qua email. Sau đó, họ có thể gọi lại để tư vấn hoặc hỗ trợ khách hàng.

Cách làm này giúp quá trình liên lạc trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

3. Ghi nhận thông tin cuộc gọi chi tiết

Mỗi email thông báo đều chứa các thông tin cần thiết về cuộc gọi nhỡ.

Doanh nghiệp có thể biết khách hàng đã gọi vào thời điểm nào, gọi từ số điện thoại nào và cuộc gọi bị nhỡ ở đâu.

Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình trạng liên lạc. Đây cũng là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của đội ngũ chăm sóc khách hàng.

4. Hỗ trợ phân tích và cải thiện dịch vụ

Thông tin từ các cuộc gọi nhỡ có thể giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề trong quá trình vận hành.

Ví dụ, nếu có nhiều cuộc gọi nhỡ vào ngoài giờ làm việc, doanh nghiệp có thể cân nhắc bố trí nhân sự trực ngoài giờ.

Nếu cuộc gọi nhỡ thường xảy ra ở một hàng đợi cụ thể, doanh nghiệp có thể kiểm tra lại quy trình phân tuyến hoặc số lượng nhân sự phụ trách.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện dịch vụ và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

5. Tăng tính chuyên nghiệp trong chăm sóc khách hàng

Khách hàng sẽ có ấn tượng tốt hơn khi được doanh nghiệp gọi lại kịp thời.

Điều này cho thấy doanh nghiệp quan tâm đến nhu cầu của khách hàng. Đồng thời, nó cũng giúp tạo cảm giác chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn.

Một cuộc gọi lại đúng lúc có thể giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng và tăng khả năng chuyển đổi.

Tạm kết

Bỏ lỡ một cuộc gọi có thể là vấn đề nhỏ trong vận hành hằng ngày. Tuy nhiên, với đội ngũ Sales và chăm sóc khách hàng, đó có thể là một cơ hội kinh doanh bị mất.

Tính năng Missed Call to Email trong tổng đài MiPBX giúp doanh nghiệp ghi nhận cuộc gọi nhỡ nhanh chóng. Đồng thời, hệ thống cũng hỗ trợ nhân viên liên hệ lại với khách hàng kịp thời hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một giải pháp tổng đài chuyên nghiệp, MiPBX là lựa chọn đáng cân nhắc.

Hãy liên hệ MITEK để được tư vấn, dùng thử và triển khai giải pháp tổng đài phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

---

Liên hệ ngay với chúng tôi:

MiPBX – Tổng đài cloud 1900/1800/cố định/di động: Một giải pháp của MITEK đang được tin dùng bởi hơn 500 thương hiệu hàng đầu Việt Nam: J&T Express, EMS Việt Nam, Prudential, Generali, ACBs, Techcomsecurities, Transcosmos BPO, VUS, Tesla, An Gia Investment, ICool, Đại Y,….

1900 1238 | MiPBX | Tổng đài doanh nghiệp MiPBX