4 Lợi ích nên lựa chọn sử dụng giải pháp tích hợp tổng đài MiPBX với phần mềm Online CRM

Nhiều doanh nghiệp đang sử dụng Online CRM để quản lý khách hàng. Song song đó, doanh nghiệp cũng dùng tổng đài IP để bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Tuy nhiên, hai hệ thống này thường hoạt động độc lập. Dữ liệu cuộc gọi và dữ liệu khách hàng không được đồng bộ với nhau.

Điều này khiến nhân viên mất nhiều thời gian khi xử lý cuộc gọi. Họ phải chuyển qua lại giữa nhiều phần mềm để tra cứu thông tin.

Một số doanh nghiệp khác lại đang chuẩn bị triển khai tổng đài IP. Họ muốn hệ thống có thể tích hợp sẵn với Online CRM ngay từ đầu.

Vậy doanh nghiệp có nên sử dụng giải pháp tích hợp tổng đài MiPBX với Online CRM không? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Tích hợp tổng đài IP với Online CRM là gì?

Tích hợp tổng đài IP với Online CRM là giải pháp kết nối hệ thống tổng đài với phần mềm quản trị khách hàng.

Khi có cuộc gọi đến hoặc gọi đi, dữ liệu sẽ được đồng bộ trên CRM. Nhân viên có thể xem thông tin khách hàng, lịch sử tương tác và ghi chú ngay trên một giao diện.

Với giải pháp này, doanh nghiệp không cần vận hành hai hệ thống rời rạc. Toàn bộ quá trình gọi điện, chăm sóc và quản lý khách hàng sẽ được tập trung hơn.

CloudPro CRM là phiên bản Cloud của OnlineCRM. Khi tích hợp với tổng đài MiPBX, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình bán hàng và CSKH hiệu quả hơn.

4 lý do doanh nghiệp nên tích hợp tổng đài MiPBX với Online CRM

Việc tích hợp tổng đài IP với Online CRM mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp có đội ngũ telesales, CSKH hoặc tổng đài viên.

Dưới đây là 4 lý do doanh nghiệp nên triển khai giải pháp này.

1. Nhận và điều phối cuộc gọi thông minh hơn

Thông thường, tổng đài IP đã có sẵn tính năng lời chào tự động IVR. Khi khách hàng gọi đến, hệ thống sẽ phát lời chào và điều hướng theo phím bấm.

Ví dụ:

• Khách hàng bấm phím 1 để gặp bộ phận bán hàng.
• Khách hàng bấm phím 2 để gặp bộ phận chăm sóc khách hàng.
• Khách hàng bấm phím 3 để gặp bộ phận hành chính nhân sự.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp cần quy trình thông minh hơn. Với khách hàng cũ, cuộc gọi nên được chuyển đến đúng nhân viên đã phụ trách trước đó.

Điều này giúp khách hàng không phải nghe lại lời chào quá nhiều lần. Nhân viên cũng dễ tiếp tục xử lý nhu cầu của khách hàng.

Với khách hàng mới, hệ thống vẫn có thể phát lời chào tự động. Sau đó, cuộc gọi được điều hướng đến đúng bộ phận cần hỗ trợ.

Khi tích hợp MiPBX với Online CRM, doanh nghiệp có thể nhận diện khách hàng tốt hơn. Hệ thống sẽ phân biệt được khách hàng cũ và khách hàng mới.

Ngoài ra, giải pháp còn hỗ trợ nhiều tính năng hữu ích như:

• Nhận diện khách hàng đã có trong hệ thống.
• Tự động nhận diện khách hàng mới.
• Tự động phân phối cuộc gọi đến nhóm điện thoại viên.
• Xếp hàng cuộc gọi khi nhóm phụ trách đang bận.
• Chuyển cuộc gọi trong nhóm hoặc sang nhóm khác.
• Chuyển cuộc gọi ra mạng ngoài cho tư vấn viên.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xử lý cuộc gọi nhanh hơn. Trải nghiệm của khách hàng cũng được cải thiện rõ rệt.

2. Làm việc trên một giao diện và Click to Call nhanh chóng

Khi chưa tích hợp tổng đài với CRM, nhân viên phải dùng nhiều phần mềm cùng lúc. Họ vừa phải nghe gọi trên tổng đài, vừa tra cứu thông tin trên CRM.

Việc này dễ gây mất thời gian và sai sót. Đặc biệt là khi nhân viên phải xử lý nhiều cuộc gọi trong ngày.

Giải pháp tích hợp MiPBX với Online CRM giúp nhân viên làm việc trên một giao diện duy nhất. Nhân viên không cần chuyển đổi liên tục giữa nhiều ứng dụng.

Ngoài ra, tính năng Click to Call giúp gọi điện nhanh hơn. Nhân viên chỉ cần nhấp vào biểu tượng cuộc gọi trên CRM.

Họ không cần bấm số thủ công trên điện thoại. Điều này giúp giảm thao tác và tiết kiệm thời gian làm việc.

Tính năng này rất phù hợp với đội ngũ telesales. Đặc biệt là các doanh nghiệp cần gọi ra hàng trăm cuộc mỗi ngày.

Khi tích hợp tổng đài với Online CRM, nhân viên có thể:

• Gọi điện trực tiếp trên phần mềm chỉ với một lần nhấp chuột.
• Nghe lại cuộc gọi khi cần kiểm tra thông tin.
• Quản lý và xóa cuộc gọi theo phân quyền.
• Tìm kiếm cuộc gọi theo nhiều tiêu chí.
• Tra cứu theo số gọi đến, số gọi đi hoặc thời gian gọi.
• Phân loại cuộc gọi kết nối và cuộc gọi nhỡ.

Dữ liệu cuộc gọi cũng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả làm việc. Doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng cuộc gọi, thời lượng và khu vực phát sinh cuộc gọi.

Từ đó, nhà quản lý có thêm cơ sở để định hướng kinh doanh. Các chiến dịch bán hàng và chăm sóc khách hàng cũng được tối ưu hơn.

3. Tự động pop-up thông tin khách hàng khi có cuộc gọi

Một lợi ích quan trọng của việc tích hợp tổng đài với CRM là tính năng pop-up thông tin khách hàng.

Khi khách hàng gọi đến tổng đài, hệ thống sẽ tự động hiển thị cửa sổ thông tin. Nhân viên có thể xem nhanh dữ liệu khách hàng ngay trên màn hình.

Nếu số điện thoại đã có trong CRM, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết. Bao gồm tên khách hàng, số điện thoại, lịch sử giao dịch và các ghi chú liên quan.

Nhờ đó, nhân viên CSKH có thể nắm bắt tình huống nhanh hơn. Họ không cần hỏi lại quá nhiều thông tin từ khách hàng.

Nếu là khách hàng mới, hệ thống có thể hiển thị trạng thái Unknown. Nhân viên có thể cập nhật thông tin ngay trong lúc đang đàm thoại.

Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng cuộc gọi. Khách hàng cũng cảm thấy được quan tâm và ghi nhớ tốt hơn.

Ví dụ, nhân viên có thể mở đầu cuộc gọi bằng câu: “Dạ, em chào chị Thảo. Chị cần em hỗ trợ gì ạ?”

Cách giao tiếp này tạo cảm giác thân thiện hơn. Nó cũng tốt hơn việc hỏi lại tên và thông tin khách hàng nhiều lần.

4. Ghi âm và lưu trữ thông tin cuộc gọi đầy đủ

Khi tích hợp MiPBX với Online CRM, doanh nghiệp có thể tự động ghi âm cuộc gọi. Các file ghi âm được lưu trữ và quản lý tập trung trên hệ thống.

Nhân viên hoặc quản lý có thể nghe lại cuộc gọi khi cần. Điều này giúp kiểm tra thông tin và xử lý khiếu nại chính xác hơn.

Ghi âm cuộc gọi cũng hỗ trợ đào tạo nhân viên. Doanh nghiệp có thể đánh giá cách tư vấn, thái độ giao tiếp và chất lượng CSKH.

Bên cạnh đó, hệ thống còn cung cấp báo cáo chi tiết cho từng cuộc gọi. Các thông tin thường bao gồm:

• Ngày và giờ gọi.
• Kênh gọi vào.
• Số máy nhánh tiếp nhận.
• Thời gian kết nối.
• Thời gian đàm thoại.
• Trạng thái cuộc gọi.
• Nhân viên phụ trách cuộc gọi.
• File ghi âm cuộc gọi.

Những dữ liệu này rất quan trọng với doanh nghiệp. Nó giúp nhà quản lý kiểm soát hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

Lợi ích khi tích hợp MiPBX với Online CRM

Tích hợp MiPBX với Online CRM giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu khách hàng và cuộc gọi. Nhờ đó, quy trình làm việc trở nên liền mạch hơn.

Doanh nghiệp có thể giảm thao tác thủ công cho nhân viên. Đồng thời, đội ngũ bán hàng và CSKH có thể phục vụ khách hàng nhanh hơn.

Giải pháp này cũng giúp nâng cao chất lượng quản lý. Nhà quản lý dễ theo dõi hiệu suất gọi, tỷ lệ kết nối và lịch sử tương tác.

Về lâu dài, việc tích hợp tổng đài với CRM giúp doanh nghiệp xây dựng dữ liệu khách hàng tập trung. Đây là nền tảng quan trọng để tối ưu chăm sóc khách hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng giải pháp này?

Giải pháp tích hợp MiPBX với Online CRM phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc với khách hàng thường xuyên.

Doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai nếu đang gặp các tình trạng sau:

• Nhân viên phải nhập dữ liệu cuộc gọi thủ công.
• Dữ liệu khách hàng và dữ liệu cuộc gọi bị rời rạc.
• Khó kiểm soát lịch sử chăm sóc khách hàng.
• Không biết khách hàng đã từng làm việc với nhân viên nào.
• Khó đánh giá hiệu suất của đội ngũ telesales và CSKH.
• Cần ghi âm, báo cáo và lưu trữ cuộc gọi tập trung.
• Muốn tăng tính chuyên nghiệp khi tiếp nhận cuộc gọi.

Nếu doanh nghiệp đang dùng Online CRM và tổng đài IP riêng lẻ, việc tích hợp là rất cần thiết. Giải pháp này giúp hệ thống vận hành đồng bộ và hiệu quả hơn.

Kết luận

Tích hợp tổng đài MiPBX với Online CRM là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp hiện đại. Giải pháp này giúp kết nối hoạt động nghe gọi với dữ liệu khách hàng.

Nhờ đó, nhân viên có thể làm việc nhanh hơn và chính xác hơn. Khách hàng cũng được phục vụ chuyên nghiệp hơn trong từng cuộc gọi.

Với các tính năng như Click to Call, pop-up thông tin, ghi âm và báo cáo cuộc gọi, MiPBX giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình bán hàng và CSKH.

Nếu doanh nghiệp đã hiểu được 4 lợi ích khi tích hợp tổng đài IP với Online CRM thì nhanh tay liên hệ hotline 19001238 hoặc gửi về email: contact@mitek.vn để đăng kí tổng đài IP MiPBX đã tích hợp sẵn với Online CRM. Một số khách hàng đã triển khai thành cônggiải pháp tích hợp tổng đài IP với phần mềm Online CRM như Tập đoàn Senreal, Du Lịch Việt Việt,…

---

Liên hệ ngay với chúng tôi:

MiPBX – Tổng đài cloud 1900/1800/cố định/di động: Một giải pháp của MITEK đang được tin dùng bởi hơn 500 thương hiệu hàng đầu Việt Nam: J&T Express, EMS Việt Nam, Prudential, Generali, ACBs, Techcomsecurities, Transcosmos BPO, VUS, Tesla, An Gia Investment, ICool, Đại Y,….

1900 1238 | MiPBX | Tổng đài doanh nghiệp MiPBX