Auto Dialer và Predictive Dialer: Đâu là giải pháp tối ưu cho Doanh nghiệp?

Trong lĩnh vực công nghệ ngày nay, hệ thống quay số Auto Dialer và Predictive Dialer đang được xem là những công cụ tiên tiến giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình gọi ra trong dịch vụ CSKH & bán hàng. 

Tuy nhiên, 2 giải pháp này đều có những đặc điểm riêng biệt, mang lại các lợi ích khác nhau cho doanh nghiệp. 

Auto Dialer thực hiện các cuộc gọi một cách tự động, liên tiếp nhau mà không quan tâm đến việc liệu có nhân viên nào sẵn sàng trả lời hay không hoặc xác suất cuộc gọi sẽ được nhận. 

Ngược lại, Predictive Dialer sử dụng các thuật toán để dự đoán khả năng cuộc gọi sẽ được nhận và điều chỉnh tốc độ quay số phù hợp. Công cụ này luôn đảm bảo rằng, các cuộc gọi sẽ được thực hiện một cách hiệu quả với tỷ lệ cuộc gọi bị bỏ qua thấp hơn và tỷ lệ kết nối trực tiếp cao hơn.

Để có thể hiểu rõ được sự khác nhau giữa Auto Dialer và Predictive Dialer, giúp Doanh nghiệp chọn lựa được công nghệ phù hợp nhất với nhu cầu của mình, bài viết này sẽ cung cấp mọi thông tin cần thiết về Auto Dialer và Predictive Dialer. 

Hãy cùng đọc thêm chi tiết thông qua nội dung bên dưới nhé!

Tổng quan về hệ thống quay số tự động Auto Dialer

Thông thường, mục đích doanh nghiệp thực hiện các chiến dịch Outbound thường thấy đó là giới thiệu sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, Upsell, Cross-Sale hay gọi nhắc nợ, thu hồi nợ,…

Dù với mục đích là gì, khó khăn lớn nhất khi chạy một chiến dịch Outbound vẫn là việc sắp xếp nhân sự, phân bổ danh sách khách hàng và đảm bảo thời gian thực hiện nhanh chóng và tối ưu chi phí. 

Đã xa rồi thời nhân viên phải mất thời gian quay số và chờ đợi những kết nối mong manh với khách hàng. Và đây chính là lúc cần đến các giải pháp công nghệ để hỗ trợ cho doanh nghiệp. Trên hết là “Auto Dialer” , một giải pháp tối ưu nhất dành cho nhóm Telesales hiện nay.

Auto Dialer (hay còn được gọi là tự động quay số) là một công nghệ giúp doanh nghiệp có thể tự động quay số điện thoại mà không cần phải bấm từng số để gọi đi. Khi cuộc gọi với khách hàng kết thúc, trình quay số tự động sẽ tự động chuyển tiếp nhân viên đến cuộc gọi kế tiếp.

Hệ thống này thường được sử dụng trong các chiến dịch tiếp thị qua điện thoại, dịch vụ khách hàng và thu hồi nợ. 

>>> Tìm hiểu thêm: https://mitek.vn/giai-phap-va-dich-vu-auto-call/

Với khả năng tự động quay số và kết nối cuộc gọi với nhân viên hoặc phát tin nhắn đã ghi sẵn, hệ thống quay số tự động này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Ưu và nhược điểm của hệ thống quay số tự động Auto Dialer khi sử dụng

Hệ thống Auto Dialer là một công cụ mạnh mẽ trong việc tối ưu hóa quy trình gọi điện và nâng cao hiệu suất.

Hệ thống luôn mang đến nhiều ưu điểm khi sử dụng nhưng cũng cần phải quản lý và sử dụng cẩn thận để tránh những nhược điểm tiềm ẩn.

Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm của hệ thống khi sử dụng:

Về ưu điểm của hệ thống Auto Dialer

Tăng năng suất và hiệu quả làm việc

Auto Dialer là hệ thống tự động quay số, giúp giảm thời gian chờ đợi và tăng số lượng cuộc gọi thành công, cho phép nhân viên tập trung vào việc tương tác với khách hàng.

Tối ưu hóa quy trình quản lý cuộc gọi:

Hệ thống có thể lọc ra các số bận, máy trả lời tự động hoặc số không hợp lệ, giúp giảm thời gian lãng phí.

Công cụ này có thể tích hợp với các công cụ CRM để lưu trữ dữ liệu cuộc gọi, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi hiệu quả chiến dịch gọi điện đến khách hàng.

Phân tích và báo cáo chi tiết:

Auto Dialer cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo, cho phép doanh nghiệp đánh giá hiệu suất của các cuộc gọi, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược cải thiện quy trình.

Cá nhân hóa và tự động hóa:

Hệ thống có thể được lập trình để gửi các thông điệp cá nhân hóa hoặc để nhân viên tương tác trực tiếp với khách hàng dựa trên kịch bản đã lập trước, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Tiết kiệm thời gian

Tự động thực hiện cuộc gọi giúp giảm bớt thời gian chờ đợi và tăng số lượng cuộc gọi thực hiện trong một ngày.

Giảm chi phí

Tự động hóa quy trình gọi điện giúp giảm chi phí nhân sự và tối ưu hóa nguồn lực.

Dễ dàng triển khai

Hệ thống này dễ dàng cài đặt và sử dụng, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Một số nhược điểm của hệ thống Auto Dialer

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, doanh nghiệp cần nên cẩn trọng với những nhược điểm khi sử dụng hệ thống này, đó là: 

Thiếu tính linh hoạt

Hệ thống không thể điều chỉnh theo thời gian thực, dẫn đến việc có thể gọi vào những thời điểm không phù hợp.

Khả năng tương tác hạn chế

Việc sử dụng các thông điệp ghi âm sẵn hoặc cuộc gọi tự động có thể thiếu tính cá nhân hóa, khiến khách hàng cảm thấy không được quan tâm hoặc khó chịu.

Nguy cơ gây phiền phức và làm mất lòng khách hàng

Nếu không được sử dụng đúng cách, Auto Dialer có thể dẫn đến việc thực hiện nhiều cuộc gọi không mong muốn, gây phiền hà cho người nhận và làm giảm uy tín của doanh nghiệp.

Khả năng bị lạm dụng

Nếu không được kiểm soát chặt chẽ, Auto Dialer có thể bị lạm dụng để gọi Spam hoặc các hoạt động không hợp pháp, gây tổn hại đến danh tiếng của doanh nghiệp.

Một số tiện ích của hệ thống quay số tự động Auto Dialer mang lại khi sử dụng

Hệ thống Auto Dialer là một công nghệ tự động hóa thực hiện các cuộc gọi điện thoại đến khách hàng. 

Hệ thống này giúp nhân viên loại bỏ việc quay số thủ công và mang lại nhiều tiện ích tuyệt vời, chẳng hạn như tăng năng suất và hiệu quả thực hiện hàng trăm hàng nghìn cuộc gọi.

Với hệ thống Auto Dialer, các doanh nghiệp có thể tiếp cận nhiều khách hàng hơn trong thời gian ngắn hơn, cải thiện cơ hội tiếp cận và kết nối với khách hàng tiềm năng.

Công nghệ này cũng cho phép ghi âm thư thoại và cuộc gọi được cá nhân hóa, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng và cải thiện quy trình bán hàng. 

Ngoài ra, hệ thống Auto Dialer có thể cung cấp dữ liệu có giá trị về các chỉ số cuộc gọi như thời lượng cuộc gọi và tỷ lệ phản hồi, từ đó có thể được sử dụng để tối ưu hóa các nỗ lực tiếp cận trong tương lai. 

Nhìn chung, hệ thống Auto Dialer có thể giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời cải thiện sự tương tác với khách hàng.

Tổng quan về hệ thống Predictive Dialer dành cho doanh nghiệp

Với những tiến bộ công nghệ của tổng đài Call Center/ Contact Center, Predictive Dialer được biết với các tên gọi như hệ thống quay số tự động hay quay số thông minh, có thể giúp tăng 300% hiệu quả cuộc gọi và giảm thời gian nhàn rỗi của nhân viên Sales.

Nhờ có công cụ Predictive Dialer mà đội ngũ bán hàng có thể đạt được nhiều doanh số hơn, tiếp cận đối tượng rộng hơn và đỡ lãng phí thời gian cho việc nghe thư thoại hoặc âm báo bận khi thực hiện cuộc gọi đi.

Vậy, hệ thống Predictive Dialer là gì? Công cụ này có ưu điểm và nhược điểm gì khi sử dụng?

Hệ thống quay số Predictive Dialer là gì? 

Predictive Dialer (Trình quay số dự đoán) là cách thức hệ thống quay số hàng loạt các cuộc gọi ra ngoài từ danh sách các số điện thoại đã được tạo sẵn trên hệ thống tổng đài Call Center/ Contact Center. 

Predictive Dialer sẽ tự động gọi đến dãy số điện thoại và có thể giúp các nhân viên tổng đài lọc bớt các số bận, thư thoại, không trả lời và các số bị ngắt kết nối. 

Predictive Dialer sẽ bắt đầu quay số nhiều số ngay cả trước khi nhân viên kết thúc cuộc gọi hiện tại.

Mục tiêu là gọi đúng số lượng khách hàng tiềm năng vào đúng thời điểm để đảm bảo nhân viên hoạt động và đàm thoại ở mức tối đa công suất, hiệu quả công việc sẽ tăng lên cấp số nhân so với gọi thông thường.

Ngoài ra, hệ thống này còn có khả năng lọc các cuộc gọi không thành công, chẳng hạn như số bận hoặc không kết nối, giúp tối ưu hóa thời gian và tài nguyên của trung tâm cuộc gọi.

Ưu và nhược điểm của hệ thống Predictive Dialer

Hệ thống Predictive Dialer là một công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa quy trình gọi điện và nâng cao hiệu suất làm việc.

Tuy nhiên, để tận dụng tối đa lợi ích mà nó mang lại, doanh nghiệp cần quản lý và sử dụng công nghệ này một cách cẩn thận, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. 

Dưới đây là các ưu và nhược điểm của hệ thống này:

Ưu điểm của hệ thống quay số Predictive Dialer

Tối ưu hóa quy trình gọi điện:

Hệ thống có khả năng lọc ra các tín hiệu bận, máy trả lời tự động, và số không hợp lệ, giúp giảm thiểu các cuộc gọi bị bỏ qua và lãng phí thời gian.

Tăng tỷ lệ kết nối cuộc gọi thành công:

Bằng cách chỉ kết nối các cuộc gọi khi có người thực sự trả lời, Predictive Dialer giúp tăng tỷ lệ kết nối thành công và nâng cao khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Tăng cường hiệu suất và năng suất:

Predictive Dialer giúp tối ưu hóa thời gian làm việc của nhân viên bằng cách tự động quay số và kết nối các cuộc gọi chỉ khi nhân viên có sẵn. Điều này giúp tăng số lượng cuộc gọi được thực hiện trong cùng một khoảng thời gian.

Giảm thời gian chờ đợi:

Nhờ việc dự đoán thời điểm nhân viên sẵn sàng, hệ thống giúp giảm thời gian chờ đợi cho cả khách hàng và nhân viên, từ đó nâng cao trải nghiệm của khách hàng và hiệu suất làm việc.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng: 

Đảm bảo nhân viên luôn sẵn sàng khi khách hàng cần, tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Linh hoạt và thông minh: 

Hệ thống có khả năng điều chỉnh tốc độ quay số dựa trên tình trạng thực tế, giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Cung cấp phân tích và báo cáo chi tiết:

Predictive Dialer thường đi kèm với các công cụ phân tích và báo cáo, giúp các nhà quản lý theo dõi hiệu suất, đánh giá kết quả chiến dịch, và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu

Nhược điểm của hệ thống Predictive Dialer khi sử dụng:

Chi phí cao: 

Hệ thống này thường đòi hỏi đầu tư lớn hơn về công nghệ và nhân lực.

Phức tạp trong triển khai: 

Cần có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp để cài đặt và duy trì hệ thống.

Một số lợi ích của hệ thống quay số dự đoán Predictive Dialer

Predictive Dialer đã trở thành một giải pháp đột phá cho các trung tâm chăm sóc khách hàng và đội ngũ bán hàng. 

Đây là giải pháp sử dụng các thuật toán tiên tiến để tự động quay số điện thoại, dự đoán khi nào sẽ có khách hàng nghe máy và kết nối cuộc gọi với nhân viên có sẵn.

Phần mềm Predictive Dialer có thể mang lại lợi ích đáng quan tâm cho doanh nghiệp, đó là:

Tăng năng suất làm việc cho nhân viên

Với hệ thống Predictive Dialer, nhân viên dành nhiều thời gian hơn để nói chuyện với khách hàng tiềm năng và ít thời gian hơn để chờ cuộc gọi hoặc quay số thủ công. 

Điều này có thể tạo ra sự gia tăng đáng kể trong số lượng cuộc gọi được thực hiện, các cuộc hẹn được đặt và số lượng giao dịch được chốt.

Cải thiện hiệu quả tỷ lệ kết nối cuộc gọi

Hệ thống Predictive Dialer được thiết kế để tối ưu hóa tỷ lệ kết nối cuộc gọi, đảm bảo rằng nhân viên nói chuyện với khách hàng tiềm năng trực tiếp thường xuyên nhất có thể. 

Điều này cải thiện hiệu quả tổng thể của phần mềm trung tâm chăm sóc khách hàng và giảm thời gian dành cho việc quay số và để lại thư thoại.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng tốt hơn 

Predictive Dialer cũng có thể được lập trình để tuân theo các kịch bản cuộc gọi cụ thể, đảm bảo rằng nhân viên tuân theo các quy trình tốt nhất và cung cấp trải nghiệm khách hàng nhất quán. 

Điều này có thể dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn và doanh số bán hàng thành công hơn.

Phân tích nâng cao

Nhiều Predictive Dialer đi kèm với các công cụ phân tích nâng cao, cho phép các nhà quản lý theo dõi và giám sát hiệu suất của trung tâm chăm sóc khách hàng theo thời gian thực.

Dữ liệu này có thể hữu ích trong việc xác định các nhóm nhân viên Sales cần cải thiện, tối ưu hóa hoạt động CSKH, bán hàng và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu.

Tạm kết

Công nghệ Auto Dialer và Predictive Dialer đều mang đến những lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp bằng cách tự động hóa quá trình gọi điện thoại. 

Tuy nhiên, mỗi hệ thống lại có những ưu điểm riêng, phù hợp với các mục tiêu kinh doanh khác nhau. 

Quyết định lựa chọn giữa hai công nghệ này phụ thuộc vào chiến lược và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. 

Để đưa ra lựa chọn sáng suốt, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng các lợi ích và hạn chế của từng hệ thống, từ đó tìm ra giải pháp phù hợp nhất để thúc đẩy tăng trưởng và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Ngoài ra, hệ thống tổng đài Auto Call MiPBX chính là một gợi ý tuyệt vời để doanh nghiệp có thể trải nghiệm hệ thống quay số tự động tiên tiến. 

>>> Tìm hiểu thêm về tổng đài Auto Call MiPBX ngay tại đây: https://mitek.vn/giai-phap-va-dich-vu-auto-call/ 

Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu cần tìm hiểu và lựa chọn sử dụng tổng đài Auto Call do MiPBX cung cấp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và đăng ký sử dụng nhé! Với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, giàu kinh nghiệm của MiPBX sẽ mang đến cho doanh nghiệp dịch vụ chất lượng nhất với giá tốt nhất.

---

Liên hệ ngay với chúng tôi:

MiPBX – Tổng đài cloud 1900/1800/cố định/di động: Một giải pháp của MITEK đang được tin dùng bởi hơn 500 thương hiệu hàng đầu Việt Nam: J&T Express, EMS Việt Nam, Prudential, Generali, ACBs, Techcomsecurities, Transcosmos BPO, VUS, Tesla, An Gia Investment, ICool, Đại Y,….

1900 1238 | MiPBX | Tổng đài doanh nghiệp MiPBX