Khám phá hệ thống tổng đài ảo MiPBX: Tiện ích vượt trội so với tổng đài truyền thống

Trong thế giới kinh doanh hiện nay, hệ thống tổng đài điện thoại đóng vai trò quan trọng trong việc gắn kết doanh nghiệp với khách hàng. 

Tuy nhiên, tổng đài truyền thống thường trở nên lạc hậu và khó đáp ứng các yêu cầu ngày càng phức tạp của doanh nghiệp. 

Trong khi đó, tổng đài ảo MiPBX xuất hiện như một giải pháp vượt trội, mang lại nhiều tiện ích giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động tương tác với khách hàng.

Vậy, tổng đài ảo MiPBX có những ưu điểm nổi bật nào so với tổng đài truyền thống ?

Hãy cùng tìm hiểu ngay thông qua nội dung bài viết sau đây nhé! 

Dịch vụ tổng đài Cloud PBX dành cho mọi doanh nghiệp

Tổng đài Cloud MiPBX (Tổng đài ảo) là hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ dành cho mọi doanh nghiệp, được triển khai theo mô hình điện toán đám mây (CaaS – Communication as a Service, Cloud based PBX), cho phép doanh nghiệp quản lý các cuộc gọi trên Internet thay vì sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống.

Ngoài ra, MiPBX sẽ giúp các doanh nghiệp triển khai một hệ thống tổng đài Cloud nhanh chóng và hiệu quả mà không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng, cáp điện thoại, thiết bị tổng đài… Tất cả chỉ cần đường truyền Internet và điện thoại đầu cuối.

>>> Tham khảo thêm về tổng đài Cloud MiPBX ngay tại đây: https://mipbx.vn/dich-vu-tong-dai-doanh-nghiep-cloud-mipbx/ 

Một số tính năng nổi bật của hệ thống tổng đài Cloud MiPBX 

Đối với tổng đài ảo MiPBX, hệ thống có nhiều tính năng hữu ích giúp cải thiện hiệu suất và dịch vụ khách hàng ngày nay. 

Các tính năng phổ biến của tổng đài ảo MiPBX bao gồm:

Phát lời chào tổng đài trả lời tự động

Phát lời chào trả lợi tự động hướng dẫn ấn phím 1, gặp bộ phận kỹ thuật, phím 2, gặp kinh doanh,…

Quản lý chi tiết lịch sử cuộc gọi vào ra

Báo cáo lịch sử chi tiết lịch sử cuộc gọi vào, cuộc gọi ra, cuộc gọi nhỡ, cuộc gọi trả lời, không trả lời…

Chặn cuộc gọi làm phiền (Blacklist)

Có thể lập thống kê danh sách Blacklist các số điện thoại gọi vào làm phiền đến doanh nghiệp

Kết nối thoại nhiều văn phòng

Kết nối các máy nhánh gọi miễn phí nội bộ giữa chi nhánh, văn phòng

Thiết lập đấu nối nhiều trung kế

Kết nối trung kế cố định, Hotline 1900, 1800, di động tất cả các nhà mạng.

Ghi âm cuộc gọi

Lưu trữ và ghi lại các cuộc gọi để sử dụng cho mục đích đào tạo, đánh giá chất lượng dịch vụ, hoặc xử lý khiếu nại.

Báo cáo và phân tích

Cung cấp các báo cáo chi tiết về số lượng cuộc gọi, thời gian chờ, thời gian xử lý, và hiệu suất của từng nhân viên.

Chuyển tiếp cuộc gọi

Cho phép chuyển tiếp cuộc gọi đến các số điện thoại khác hoặc các bộ phận khác khi cần thiết.

Quản lý hàng đợi

Giúp theo dõi và quản lý các cuộc gọi đang chờ, ưu tiên xử lý các cuộc gọi quan trọng hoặc khẩn cấp.

Thông báo và nhắc nhở

Gửi thông báo hoặc nhắc nhở qua email hoặc tin nhắn để đảm bảo không bỏ lỡ các cuộc gọi quan trọng hoặc các nhiệm vụ cần thực hiện.

Làm việc từ xa

Hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa thông qua kết nối Internet, giúp duy trì hoạt động của tổng đài ngay cả khi có sự cố về hạ tầng hoặc dịch bệnh.

Một số tiện ích mà hệ thống tổng đài Cloud MiPBX mang lại cho doanh nghiệp khi sử dụng

Đối với tổng đài Cloud MiPBX, hệ thống có thể mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi sử dụng. Dưới đây là một số tiện ích chính, đó là: 

Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu 

Khi triển khai hệ thống tổng đài truyền thống, doanh nghiệp phải đầu tư một khoản chi phí lớn cho phần cứng như máy tính chủ, máy tính trạm, gateway điện thoại, cáp mạng, và các thiết bị khác. 

Ngoài ra, còn có chi phí lắp đặt, cấu hình và đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống. Những khoản chi phí này có thể lên đến hàng trăm triệu đồng, gây áp lực tài chính lớn cho doanh nghiệp.

Ngược lại, MiPBX là giải pháp tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng đám mây, vận hành bởi nhà cung cấp dịch vụ. 

Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký thuê bao với mức phí cố định hàng tháng, thường rẻ hơn nhiều so với chi phí đầu tư ban đầu cho tổng đài truyền thống. 

Điều này giúp doanh nghiệp giảm đáng kể gánh nặng tài chính, tận dụng nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh khác.

Triển khai nhanh chóng, khả năng mở rộng linh hoạt vượt trội 

Quá trình triển khai tổng đài truyền thống thường mất nhiều thời gian và công sức. 

Doanh nghiệp phải lên kế hoạch, mua sắm thiết bị, lắp đặt, cấu hình hệ thống, đào tạo nhân viên… Tất cả những công đoạn này có thể kéo dài trong vài tháng. 

Bên cạnh đó, khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, việc nâng cấp hệ thống tổng đài truyền thống cũng trở nên phức tạp và tốn kém.

Với tổng đài ảo MiPBX, quá trình triển khai diễn ra nhanh chóng chỉ trong vài giờ. Sau khi đăng ký, doanh nghiệp có thể sử dụng ngay hệ thống mà không cần lắp đặt phức tạp. 

Khi nhu cầu tăng lên, doanh nghiệp dễ dàng nâng cấp thuê bao để mở rộng quy mô mà không gặp bất kỳ trở ngại nào về phần cứng hay cơ sở hạ tầng. 

Sự linh hoạt này giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời với biến động của thị trường và nhu cầu kinh doanh.

Tích hợp tính năng tổng đài chuyên nghiệp hiện đại

Nhiều tổng đài truyền thống chỉ cung cấp các tính năng cơ bản như nhận, chuyển cuộc gọi, hỗ trợ kỹ thuật khiêm tốn. 

Trong khi đó, MiPBX được trang bị nhiều tính năng tổng đài chuyên nghiệp và hiện đại như:

• IVR (Interactive Voice Response): Hệ thống tổng đài tự động với menu bằng giọng nói, hướng dẫn và phân loại cuộc gọi, giúp quản lý luồng cuộc gọi hiệu quả.
• Hàng đợi thông minh: Cuộc gọi sẽ được phân phối đến nhân viên theo cơ chế ưu tiên, kết hợp với nhạc chờ và thông báo ước tính thời gian chờ đợi.
• Ghi âm cuộc gọi: Cho phép ghi lại toàn bộ cuộc đàm thoại, hỗ trợ đào tạo nhân viên và xử lý khiếu nại của khách hàng.
• Báo cáo thống kê cuộc gọi chi tiết: Cung cấp dữ liệu về số lượng cuộc gọi, thời gian trả lời trung bình, tỷ lệ cuộc gọi bỏ qua,… giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả làm việc.

Những tính năng này không chỉ nâng cao trải nghiệm của khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp quản lý và vận hành hiệu quả hơn.

Hỗ trợ làm việc từ xa linh hoạt hơn 

Trong mô hình tổng đài truyền thống trước đây, các nhân viên tổng đài buộc phải có mặt tại phòng gọi tập trung để tiếp nhận và xử lý cuộc gọi từ khách hàng. 

Điều này gây nhiều bất tiện và hạn chế đối với khả năng làm việc linh hoạt của nhân viên.

Với MiPBX, nhân viên có thể nhận và thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ đâu thông qua kết nối internet trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại di động, máy tính hoặc laptop. 

Cuộc gọi sẽ được chuyển tiếp tự động đến nhân viên dựa trên quy tắc phân phối đã được cấu hình trước. 

Sự linh hoạt này phù hợp với xu hướng làm việc hiện đại, cho phép nhân viên có thể làm việc từ xa, tăng cường sự gắn kết với doanh nghiệp.

An toàn dữ liệu tuyệt đối 

Khi sử dụng tổng đài truyền thống, việc quản lý, sao lưu và phục hồi dữ liệu nằm hoàn toàn tại doanh nghiệp, gây ra nhiều rủi ro về mất mát hay lộ lọt thông tin quan trọng.

Trái lại, toàn bộ dữ liệu của tổng đài ảo MiPBX được lưu trữ an toàn tại trung tâm dữ liệu đạt chuẩn của nhà cung cấp dịch vụ. 

Nhờ việc quản lý tập trung và có hệ thống sao lưu đa điểm, dữ liệu được bảo vệ tuyệt đối trước rủi ro mất mát hay truy cập trái phép, đảm bảo an toàn và khả năng phục hồi cao hơn.

Hệ thống tổng đài doanh nghiệp Cloud MiPBX so với tổng đài truyền thống (Analog)

Có thể thấy, tổng đài ảo MiPBX có nhiều ưu điểm nổi bật so với tổng đài truyền thống (Analog). 

Tổng đài ảo MiPBX với những ưu điểm vượt trội về chi phí, tính linh hoạt, tính năng hiện đại và khả năng quản lý hiệu quả, là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp muốn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và tối ưu hóa hoạt động của mình.

Dưới đây là một số ưu điểm chính của tổng đài ảo MiPBX so với tổng đài truyền thống khi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng, đó là: 

1.Chi phí thấp hơn:

• Đầu tư ban đầu thấp: Không cần mua sắm nhiều thiết bị phần cứng, giảm chi phí đầu tư ban đầu.
• Chi phí hoạt động hợp lý: Thường có chi phí hàng tháng cố định hoặc dựa trên số lượng người dùng, giảm thiểu chi phí bảo trì và sửa chữa.

2. Tính linh hoạt và Mở rộng:

• Dễ dàng mở rộng: Có thể thêm hoặc bớt người dùng và tính năng một cách nhanh chóng mà không cần thay đổi hạ tầng.
• Hỗ trợ làm việc từ xa: Nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối internet.

3. Tính năng hiện đại:

• Đa dạng tính năng: Cung cấp nhiều tính năng tiên tiến như ACD, IVR, ghi âm cuộc gọi, báo cáo chi tiết, quản lý hàng đợi, và hỗ trợ đa kênh.
• Tích hợp dễ dàng: Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác như CRM, email, chat trực tuyến, và các công cụ làm việc nhóm.

4. Quản lý và Báo cáo:

• Báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo chi tiết về số lượng cuộc gọi, thời gian chờ, thời gian xử lý, và hiệu suất của từng nhân viên.
• Quản lý hiệu quả: Dễ dàng quản lý và giám sát hoạt động của tổng đài từ xa.

5. Cập nhật và bảo trì:

• Cập nhật liên tục: Hệ thống được cập nhật và nâng cấp tự động mà không cần can thiệp thủ công, đảm bảo luôn sử dụng phiên bản mới nhất.
• Bảo trì dễ dàng: Không cần đội ngũ kỹ thuật tại chỗ để bảo trì hệ thống, giảm thiểu thời gian gián đoạn.

6. Độ tin cậy và bảo mật:

• Độ tin cậy cao: Được vận hành bởi các nhà cung cấp dịch vụ uy tín, đảm bảo độ tin cậy cao và ít gián đoạn.
• Bảo mật thông tin: Dữ liệu được bảo mật và sao lưu trên đám mây, giảm nguy cơ mất dữ liệu do hỏng hóc phần cứng.

7. Khả năng tùy biến:

• Tùy chỉnh dễ dàng: Có thể tùy chỉnh hệ thống để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.
• Giao diện thân thiện: Giao diện quản lý thân thiện và dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng thao tác và quản lý.

8. Tiết kiệm không gian:

• Không cần hạ tầng phức tạp: Không cần hệ thống dây cáp phức tạp và thiết bị phần cứng, tiết kiệm không gian và dễ dàng bố trí văn phòng.

Kết luận

Với nhiều ưu điểm vượt trội về tiết kiệm chi phí, triển khai nhanh chóng, mở rộng linh hoạt, tính năng hiện đại, hỗ trợ làm việc từ xa, tích hợp thuận lợi và đảm bảo an toàn dữ liệu, tổng đài ảo MiPBX chứng tỏ sự vượt trội hoàn toàn so với tổng đài truyền thống trên mọi phương diện. 

Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu cần tìm hiểu về giải pháp tổng đài ảo MiPBX cung cấp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và đăng ký sử dụng nhé!

---

Liên hệ ngay với chúng tôi:

MiPBX – Tổng đài cloud 1900/1800/cố định/di động: Một giải pháp của MITEK đang được tin dùng bởi hơn 500 thương hiệu hàng đầu Việt Nam: J&T Express, EMS Việt Nam, Prudential, Generali, ACBs, Techcomsecurities, Transcosmos BPO, VUS, Tesla, An Gia Investment, ICool, Đại Y,….

1900 1238 | MiPBX | Tổng đài doanh nghiệp MiPBX