Tổng hợp những lưu ý cần quan tâm khi sử dụng Tổng đài Call Center MiPBX

Hiện nay, tổng đài Call Center MiPBX ngày càng đóng một vai trò cần thiết trong doanh nghiệp vì nó tạo điều kiện cho doanh nghiệp nâng cao cơ hội tiếp cận với khách hàng, tạo ra sự gắn bó lâu dài giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Để vận hành tốt một hệ thống Call Center MiPBX, doanh nghiệp cần áp dụng nhiều tính năng công nghệ tiên tiến như phần mềm phân bổ cuộc gọi thông minh, định tuyến cuộc gọi đa kênh, ghi âm cuộc gọi, phần mềm báo cáo, giao diện màn hình tích hợp, hỗ trợ gọi lại tự động…v..v.. khi tương tác với khách hàng.

Tuy nhiên, để có thể sử dụng hiệu quả hệ thống tổng đài Call Center MiPBX, doanh nghiệp cũng nên lưu ý một số vấn đề trong lúc vận hành hệ thống. 

Và để biết nhiều hơn về vấn đề cần quan tâm khi sử dụng hệ thống tổng đài Call Center MiPBX, nội dung dưới đây sẽ mang đến cho doanh nghiệp thông tin hữu ích về những điều cơ bản khi vận hành phần mềm Call Center MiPBX.

Hãy cùng tìm hiểu ngay để có thể vận hành tốt một hệ thống tổng đài cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động tiếp cận khách hàng nhé!

Tổng quan về hệ thống tổng đài Call Center MiPBX

Tổng đài Call Center – MIPBX là giải pháp quản lý và chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả, giúp nâng cao tính chuyên nghiệp trong chăm sóc, phục vụ và hỗ trợ Khách hàng cho doanh nghiệp. 

Ngoài ra, giải pháp còn giúp quản lý quá trình nhân viên truyền tải đến khách hàng, đánh giá năng lực nhân viên, đảm bảo chất lượng và uy tín thương hiệu cho doanh nghiệp.

Tổng đài Call Center MiPBX có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm dịch vụ khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật, bán hàng, thu hồi nợ, khảo sát thị trường và nhiều hơn nữa.

>>> Tìm hiểu thêm: Hệ thống tổng đài Call Center MiPBX dành cho mọi doanh nghiệp.

Lợi ích khi triển khai sử dụng tổng đài Call Center MiPBX

Tổng quan, tổng đài Call Center MiPBX không chỉ cải thiện trải nghiệm của khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình làm việc và quản lý tương tác với khách hàng một cách hiệu quả.

Sử dụng tổng đài Call Center mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc cung cấp dịch vụ khách hàng và quản lý tương tác với khách hàng. 

Sau đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng tổng đài Call Center MiPBX mà doanh nghiệp có thể biết, đó là:

Cải thiện dịch vụ khách hàng

Tổng đài Call Center MiPBX giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. Khách hàng có thể dễ dàng liên hệ và nhận được hỗ trợ nhanh chóng qua điện thoại, Email hoặc Chat trực tuyến.

Tăng sự hài lòng của khách hàng

Khách hàng thường đánh giá dựa trên thời gian phục vụ và khả năng giải quyết vấn đề. 

Và tổng đài Call Center MiPBX có thể giúp doanh nghiệp cải thiện thời gian chờ đợi và khả năng trả lời các câu hỏi của khách hàng, làm tăng sự hài lòng của họ.

Quản lý tương tác khách hàng

Tổng đài Call Center MiPBX cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý tất cả các tương tác với khách hàng. Điều này giúp cải thiện quá trình trao đổi thông tin và quản lý mối quan hệ với khách hàng.

Tối ưu hóa nguồn lực

Tổng đài Call Center MiPBX giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực. Doanh nghiệp có thể quản lý lịch trình nhân viên dựa trên mức độ công việc và thời gian chờ đợi của khách hàng.

Tăng hiệu quả của cuộc gọi

Sử dụng tổng đài Call Center MiPBX với tính năng quản lý cuộc gọi giúp phân loại, ưu tiên và định hướng cuộc gọi đến nhân viên phù hợp nhất, giúp giải quyết vấn đề của khách hàng nhanh chóng.

Dễ dàng mở rộng

Khi doanh nghiệp phát triển, tổng đài Call Center MiPBX có thể dễ dàng mở rộng bằng cách thêm nhân viên hoặc cơ sở hạ tầng để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng.

Sử dụng dữ liệu

Sử dụng tổng đài Call Center MiPBX để thu thập và phân tích dữ liệu về tương tác với khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng và cải thiện dịch vụ.

Tích hợp dữ liệu

Tổng đài Call Center MiPBX có thể tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, chẳng hạn như CRM (Customer Relationship Management), giúp cung cấp cho doanh nghiệp thông tin chi tiết về khách hàng khi cuộc gọi được nhận.

Tạo mối quan hệ khách hàng lâu dài

Bằng cách sử dụng hệ thống tổng đài Call Center MiPBX giúp cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc, doanh nghiệp có thể tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng và tạo lòng trung thành.

Tăng doanh số bán hàng

Tổng đài Call Center MiPBX có thể được sử dụng để hỗ trợ việc bán hàng và tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ, giúp tăng doanh số bán hàng.

Một số lưu ý mà doanh nghiệp cần quan tâm khi sử dụng phần mềm tổng đài Call Center MiPBX

Bên cạnh trải nghiệm một số lợi ích tuyệt vời mà hệ thống tổng đài Call Center MiPBX mang lại khi sử dụng, doanh nghiệp cũng cần biết thêm một số vấn đề khi sử dụng để có thể tối ưu hiệu quả hoạt động tương tác với khách hàng. 

Một số lưu ý khi sử dụng hệ thống tổng đài Call Center MiPBX đó là:

Con người chiếm khoảng 75% chi phí hoạt động 

Trong một hệ thống Call Center MiPBX, việc đảm nhận tương tác trực tiếp với khách hàng chính là con người, là những điện thoại viên (Agent) chứ không phải là máy móc hay công nghệ. 

Vì thế, những điện thoại viên chính là một bộ phận cực kỳ quan trọng khi vận hành phần mềm Call Center MiPBX và cũng chiếm khá nhiều chi phí hoạt động. 

Dự báo và phân bổ nguồn lực là thách thức lớn nhất 

Với hệ thống Call Center MiPBX, thách thức lớn nhất dành cho quản lý nằm ở cách sắp xếp nguồn nhân lực. 

Điều khiến cho công tác quản lý trở nên cực kì khó khăn là phải dự đoán trước và lên kế hoạch nhân sự một cách chính xác cho những thời điểm có sự phát sinh nhiều về số lượng cuộc gọi, cũng như những thời điểm không có cuộc gọi nào.

Trong trường hợp dự đoán sai sót, số lượng cuộc gọi trong hàng đợi tăng cao, số lượng điện thoại viên hiện tại không đủ để tiếp nhận cuộc gọi, sẽ làm giảm mức độ hài lòng của khách hàng, đồng thời sẽ khiến cho nhân viên chịu nhiều áp lực hơn.

Hoặc ngược lại, số lượng nhân viên trực ca quá nhiều trong khi chỉ có vài cuộc gọi vào sẽ làm cho chi phí của mỗi cuộc gọi (CPC- cost per call) tăng cao.

Khách hàng có xu hướng gọi điện thoại trong khoảng thời gian từ 10h – 12h hơn những thời điểm khác trong ngày.

Đây được xem là thời điểm mà mọi người đã ổn định các công việc đầu ngày nên tương đối thuận lợi để dành ít phút giải quyết những việc cá nhân. 

Vì vậy, việc sắp xếp nhân sự trong phần mềm Call Center cũng nên linh hoạt theo từng khoảng thời gian trong ngày. 

Đó là lý do khiến cho nghề điện thoại viên được đánh giá là một trong những công việc có nhiều ca làm việc nhất trong ngày. 

Tuy nhiên, việc dự báo lưu lượng cuộc gọi để có sự phân bổ nguồn lực hợp lý vẫn nên dựa vào  các  báo cáo về hoạt động của phần mềm Call Center như đã đề cập ở mục trên.

Công nghệ hỗ trợ việc tối ưu hóa năng lực làm việc của nhân viên. 

Có rất nhiều công nghệ được sử dụng trong một hệ thống Call Center, từ các phần mềm phân bổ cuộc gọi thông minh, cho đến hệ thống phát thoại tự động, ghi âm cuộc gọi, ghi màn hình cuộc gọi và nhiều ứng dụng khác nữa, đều có mục đích là tối ưu hóa năng lực làm việc của nhân viên. 

Vì thế, việc cần thiết khi triển khai các phần mềm ứng dụng là doanh nghiệp nên đào tạo kỹ lưỡng cách thức điện thoại viên cần làm với tổ hợp hệ thống, sao cho giải quyết mọi yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng nhất.

Quản lý Call Center cần có những kế hoạch mang tính chiến lược dài hạn

Khó khăn lớn nhất cho những nhà quản lý Call Center là luôn đảm bảo được chỉ số chất lượng dịch vụ trong những điều kiện vô cùng hạn chế. 

Việc dành phần lớn thời gian để giải quyết vấn đề cho khách hàng trong những trường hợp đặc biệt, việc quan tâm và chỉnh sửa từng chi tiết nhỏ nhặt trong khi vân hành Call Center mà không chú trọng đến việc phát triển và hoàn thiện quy trình làm việc chung, sẽ rất dễ khiến cho những nhà quản lý dần mất kiểm soát về phần mềm Call Center.

Giám sát (supervisor) có trách nhiệm thúc đẩy hiệu quả vận hành Call Center

Vai trò của giám sát là vô cùng quan trọng trong việc giúp các điện thoại viên hiểu đúng tinh thần làm việc của trung tâm dịch vụ khách hàng và có trách nhiệm với công việc. Giám sát nên thường xuyên có mặt tại nơi làm việc để kịp thời hỗ trợ cho nhân viên. 

Ngoài ra, việc đào tạo và phát triển kỹ năng cho điện thoại viên là một phần không thể thiếu trong nhiệm vụ của người giám sát vì điện thoại viên chính là những đại diện cung cấp sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp đến khách hàng.

Call Center là môi trường làm việc tuyệt vời 

Với một loạt các cơ hội tại nhiều công ty, nhiều lĩnh vực khác nhau, vị trí điện thoại viên trong một Call Center sẽ mang đến cho bạn rất nhiều kỹ năng, kinh nghiệm mà lại linh hoạt về mặt thời gian. 

Việc tiếp xúc thường xuyên với nhiều người, nhiều kiểu tính cách khác nhau cũng giúp cho điện thoại viên nâng cao khả năng giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt hơn, với phản xạ nhanh hơn.

Mặc dù chỉ là một bộ phận nhỏ trong toàn bộ tổ chức doanh nghiệp, vị trí này lại mang đến cho ứng viên những cơ hội học hỏi rất lớn. 

Trong không gian làm việc nhỏ hẹp, bạn sẽ phải đối mặt với vô vàn thứ xung quanh: quản lý con người, hạ tầng công nghệ, quản lý vận hành, văn hóa doanh nghiệp, hoạt động theo nhóm, chính sách công ty và quy trình làm việc.

Tóm lại

Với những lợi ích và một số lưu ý cần quan tâm về Tổng đài Call Center MiPBX mang lại cho doanh nghiệp, đây hoàn toàn sẽ là một hệ thống xứng đáng để được đầu tư và triển khai bởi nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, mang lại hiệu quả tối ưu. 

Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu cần tìm hiểu và lựa chọn dịch vụ tổng đài Call Center do MiPBX cung cấp, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và đăng ký sử dụng nhé! 

Với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, giàu kinh nghiệm của MiPBX sẽ mang đến cho doanh nghiệp dịch vụ chất lượng nhất với giá tốt nhất.

---

Liên hệ ngay với chúng tôi:

MiPBX – Tổng đài cloud 1900/1800/cố định/di động: Một giải pháp của MITEK đang được tin dùng bởi hơn 500 thương hiệu hàng đầu Việt Nam: J&T Express, EMS Việt Nam, Prudential, Generali, ACBs, Techcomsecurities, Transcosmos BPO, VUS, Tesla, An Gia Investment, ICool, Đại Y,….

1900 1238 | MiPBX | Tổng đài doanh nghiệp MiPBX